Asiakirjat riittävän hyvin säilössä

Useilla toimialoilla, kuten julkisen terveydenhuollon, lakisääteisen tapaturmavakuutuksen, eläkevakuutuksen sekä julkishallinnon aloilla esiintyy tarvetta asiakirjojen ja niissä olevan tiedon joko hyvinkin pitkäaikaiseen tai jopa pysyvään säilytykseen.

    
”Säädetty tarve” tarkoittaa että on olemassa viranomainen tai tähän rinnastettava taho joka joko on kiinnostunut tai määrää siitä missä muodossa, miten ja kuinka kauan jokin tietty asiakirja tulee säilyttää.
    
KIBI Software Solutions on kehittänyt asiakirjojen käytettävyyttä parantavan järjestelmän (digitaalisten asiakirjojen hallintajärjestelmä) kanssa helposti ja nopeasti integroitavan tallennusjärjestelmän, jonka avulla tallennetut asiakirjat täyttävät säilytysmenetelmänsä puolesta julkishallinnon pysyvästi säilytettäville asiakirjoille asetetut vaatimukset. Integraation käyttöönotto on tehty erittäin helpoksi.
    
Tässä järjestelmässä digitoidut ja indeksoidut asiakirjat tallennetaan analogiselle medialle (mikrofilmi). Mikrofilmi luodaan kulloinkin käytössä olevalla järjestelmällä ja menetelmällä, tällä hetkellä tallentaen suoraan digitaalisesta muodosta mikrofilmitulostimella. Tällä tavoin tuotetut mikrofilmit arkistoidaan, ja kun tulee tarve tarkastella arkistoituja asiakirjoja voidaan asiakirjojen hallintajärjestelmästä, tai indeksimikrofilmiltä, haetulla tallennusosoitetiedolla hakea ja digitaalisella mikrofilmiskannerilla skannata asiakirja taas digitaaliseen muotoon käsiteltäväksi.
    
Menetelmä jolla mikrofilmi tuotetaan skannaamalla ja tallentamalla skannattu asiakirja mikrofilmitulostimella mikrofilmille on jo korvannut mikrokuvauskameralla tapahtuvan mikrofilmien tuottamisen .
KIBI Software Solutions´in kehittämä järjestelmäkokonaisuus voidaan tarvittaessa liittää mihin tahansa asiakirjojen skannaus- ja hallintajärjestelmän yhteyteen.