Järjestelmän rakenteesta

Selkeä toiminnallinen arkkitehtuuri

    
KIBI Forte® järjestelmä muodostuu tiedon haltuunottorakenteista, tiedon hallintarakenteista sekä tiedon jakamiseen liittyvistä rakenteista. Kullakin kokonaisuudella on oma toteutustasonsa, lisäpiirteensä ja toiminnallisuutensa riippuen asiakkaan tarpeista ja kehitysnäkymistä.

Organisaatiot tuottavat tietoa monella tavalla ja monessa muodossa. Dokumentaatio on paperilla, sähköisessä muodossa lukuisissa eri tiedostoformaateissa tai tiedot pitäisi koota useasta lähteestä tulevien tiedon osasten perusteella yhdeksi käytettäväksi dokumentiksi. Perinteisesti paperidokumentaatio on saatu sähköiseen muotoon skannaamalla, luokittelemalla ja indeksoimalla dokumentit siten,että niihin voidaan jostakin toisesta järjestelmästä indeksien tai arkistoviitteiden perusteella viitata tai niitä voidaan em. tietojen avulla kutsua. Tätä menetelmää kutsutaan usein manuaaliseksi haltuunotoksi, ja se on käytössä terveydenhuollon alueella esimerkiksi paperiarkistojen sähköistys-hankkeissa useissa organisaatioissa.
    
Sähköisen tiedon haltuunoton malleja on useita. Käytettävä malli riippuu lähinnä tietoa sisältävien dokumenttien volyymeista sekä tuottajatahojen lukumäärästä - mitä suurempi määrä molempia edellä mainittuja on, sitä tärkeämmäksi nousee tiedon automaattisen käsittelyn merkitys.