Tietovarannot hallintaan ja käyttöön

Terveydenhuollon organisaatioissa on useita eri toimintoja joissa tuotetaan tietoa sekä paperille että sähköiseen muotoon. Tahoja joissa paperimuotoista tietoa käsitellään vielä paljon ovat esimerkiksi poliklinikat joissa asiakkailta kysytään tietoja käsin täytettävien lomakkeiden muodossa, ja toisaalta varsinaisilla osastoilla tuotetaan tietoa sekä paperisessa että sähköisessä muodossa erilaisten tutkimuskäytänteiden ja varsinaisten tutkimuslaitteiden toimesta.
    
Yhteistä näillä tahoilla tuotetulle tiedolle on että tieto jää usein paikalliseksi tai se liitetään potilaskertomuksen liitteeksi arkistoitavaan potilaskansioon paperimuodossa.
    
Arkistot
    
Paperiarkistojen sähköistäminen on arkipäivää monissa organisaatioissa. Kymmenien hyllykilometrien sisältämien potilaskansioiden saattaminen sähköiseen muotoon helpottaa paitsi organisaatioiden kiinteistö- ja tilapaineita, myös mahdollistaa kansiologistiikan keventämisen - ehkä osin lopettamisenkin - sekä sitä pyörittävien resurssien työpanoksen järkevämmän hyödyntämisen. Paperiarkistojen sähköistämisen tärkein motivaattori on kuitenkin arkistoissa olevan tiedon saaminen osaksi hoitoprosesseja siten, että ne ovat aina käytettävissä mikäli niihin pitää myöhemmin palata.
    
Arkistoissa olevan tiedon integroiminen kertomusjärjestelmien osaksi on ollut haasteellista. Toisaalta lainsäädäntökin vielä toistaiseksi on vaatinut että potilasasiakirjat säilytetään joko paperilla tai mikrofilmillä. KIBI Forte® järjestelmän avulla onnistuu arkiston sähköistäminen ja tietosisällön saattaminen kertomusjärjestelmän piiriin tehokkaasti ja lain vaatimusten mukaisesti.
    
Tietomigraatio
    
Vuosien saatossa organisaatioiden käyttöön on saatettu ottaa tietojärjestelmiä, joiden käyttöaste on ajan kuluessa laskenut syystä tai toisesta. Järjestelmissä sisällä oleva tieto on kuitenkin potilastietoja koskevien määräysten piirissä, joten järjestelmien vaihtaminen tai niistä luopuminen on perinteisesti ollut työläs prosessi. Yleisin tapa on ollut olla tekemättä mitään - järjestelmien käyttö on saatettu lähes lopettaa, mutta niiden sisältämiin tietoihin on ollut pääsy tarvittaessa. Järjestelmät ovat siten jatkaneet kustannuserinä hallinnon budjeteissa. Tällainen sivussa sijaitseva tieto voidaan tuoda myös KIBI Forte® järjestelmän piiriin jolloin vanhoista järjestelmistä päästään kokonaan eroon, tieto on käytössä kertomusjärjestelmän kautta ja tarvittaessa helposti arkistoitavissa vaikkapa mikrofilmille.