Tiedon haltuunotto - perinteisiä tapoja

    Sähköiset järjestelmät - manuaalinen tiedon haltuunotto.
    
Sähköinen järjestelmä tuottaa tyypillisesti tietoa joka on tallennettavissa johonkin tiedostomuotoon tai tulostettavissa sähköisen kirjoitinajurin läpi esimerkiksi .pdf tiedostoksi - tuotettua tietoa ei enää tulosteta paperille lainkaan. Kyseinen tiedosto tallentuu esimerkiksi käyttäjän työpöydälle josta se voidaan poimia KIBI Forte® järjestelmän Manual Data Entry -työkaluun. Työkalun avulla dokumenttiin voidaan liittää oheistietoja joita organisaatio käyttää tiedonhallinnassaan, kuten potilaaseen liittyviä yksilöiviä tietoja, organisaation käyttämiä koodistoja, erikoisalaluokituksia ja niin edelleen. Tämän jälkeen dokumentti ja oheistiedot tallentuvat KIBI Forte® järjestelmään napin painalluksella. Varsinaisessa hoitotyössä KIBI Forte® järjestelmässä sijaitsevaan dokumenttiin päästään käsiksi kertomus-järjestelmästä käsin joko KIBI Forte® järjestelmän luoman linkin tai sen palauttaman dokumenttilistauksen kautta.
    
Sähköiset järjestelmät - automaattinen tiedon haltuunotto
    
on laajennus manuaaliseen haltuunottoon verrattuna siten, että tässä mallissa sähköinen järjestelmä tallentaa tiedot sähköiseen muotoon, mutta liittää kyseisen asiakirjan nimeen indeksitiedoiksi potilaan yksilöivät ja muut kertomusjärjestelmän ja hoidon kannalta oleelliset tiedot. Ne tallennetaan sovittuun paikkaan josta KIBI Forte® järjestelmä käy ne ajastetusti poimimassa. Poimitut dokumentit tallennetaan KIBI Forte® järjestelmään sekä niistä luodaan esimerkiksi linkit käytettävään kertomusjärjestelmään jonka kautta tietoon jälleen päästään käsiksi varsinaisessa hoitotyössä. Tässä mallissa tieto siis siirtyy automaattisesti kertomusjärjestelmän piiriin.
    Automaattinen haltuunotto on mahdollista laajentaa käsittämään ja käsittelemään kerralla myös useista lähteistä tulevaa tietoa, kuten eri osastoilta, eri mittaus- ja diagnostiikkajärjestelmistä ja niin edelleen.