Jaettu tieto on kaksinkertainen tieto

Oikea tieto oikeaan kohtaan

    Asiakirjojen hallintajärjestelmään tallennetun tiedon tai asiakirjojen hyöty tulee siitä että niiden sisältämää tietoa voidaan käyttää.
    
Liiketoiminta koostuu määritellyistä tai määrittelemättömistä prosesseista. Kun prosesseja tarkastellaan ja pilkotaan niitä pienempiin osiin saadaan lopuksi yksittäinen tapahtuma. Jotta tämä yksittäinen tapahtuma voisi tapahtua, ja siten osaltaan työntää koko prosessia eteenpäin, tulee siihen yleensä lisätä tietoa.
    
Asiakirjojen hallintajärjestelmällä voidaan huolehtia tiedon jakamisesta siihen oikeaan kohtaan prosessia.
    
Mahdollistamalla asiakirjoissa olevan tiedon käyttö siellä ja silloin kun sitä tarvitaan vasta tuo asiakirjojen hallinnan hyödyn konkreettisesti esille. Mahdollistamalla asiakirjojen tarkastelu eri ympäristöissä ja käyttöliittymissä lisää organisaation tiedon tehokasta käyttöä ja siten luo liiketoiminnalle mahdollisuuksia onnistua.