Käytettävyys vaatii nopeaa pääsyä tietoon

Asiakirjojen hallintajärjestelmiä käytetään asiakirjojen ja niissä olevan tiedon hallintaan ja käytettävyyden parantamiseen. Järjestelmien tarkoituksena on asettaa tieto käytettäväksi ajasta ja paikasta riippumatta.
    
Toimialasta ja asiakirjasta riippuen voidaan asiakirjan säilyttämiselle asettaa erilaisia vaatimuksia. Vaikka asiakirjojen säilytykselle olisi asetettu ehtoja säilytetään käyttötieto yleensä tallennusjärjestelmissä.
    
Tallennusjärjestelmät voivat laajimmillaan koostua eri tyyppisistä tallennusmedioista, jolloin kokonaisuus voi koostua magneettisista levyistä, optisista levyistä sekä nauharoboteista, joiden välillä järjestelmää ohjaava HSM ("Hierarchial Storage Management") toiminto siirtää tietoa, pyrkien optimoimaan tiedon saatavuuden ja käytettävän tallennusmedian kustannusten mukaan.
    
Tietyissä tapauksissa voidaan asiakirjoja säilyttää niille asetetun säilytysajan esimerkiksi optisilla, kertakirjoitteisilla levyillä, mutta jos asiakirjoja aiotaan tai niitä tulee säilyttää yli 10 vuotta suositellaan niiden tallentamista käyttökopion tallentamiseen käytetyn median lisäksi jollekin paremmin pitkäaikais- tai pysyvään säilytykseen soveltuvalle medialle.